Cách làm bảng lương chuẩn, chính xác theo quy định mới nhất năm 2026

Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn cách làm bảng lương chi tiết từ A-Z, đồng thời cập nhật những quy định quan trọng mà doanh nghiệp cần lưu ý khi xây dựng bảng lương trong năm 2026.

1. Những quy định mới cần biết trước khi làm bảng lương năm 2026

a. Mức lương tối thiểu vùng năm 2026

Đối tượng áp dụng:

Người lao động làm việc theo hợp đồng lao động theo quy định của Bộ luật Lao động.
Người sử dụng lao động là doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, hợp tác xã, hộ kinh doanh, cá nhân có thuê mướn lao động theo hợp đồng lao động.
Áp dụng đối với người lao động làm việc tại Vùng I, II, III hoặc IV theo địa bàn được Chính phủ quy định.

MỨC LƯƠNG TỐI THIỂU VÙNG NĂM 2026
Vùng	Lương tối thiểu tháng	Lương tối thiểu giờ
Vùng I	5.310.000 đồng/tháng	25.500 đồng/giờ
Vùng II	4.730.000 đồng/tháng	22.700 đồng/giờ
Vùng III	4.140.000 đồng/tháng	20.000 đồng/giờ
Vùng IV	3.700.000 đồng/tháng	17.800 đồng/giờ

b. Mức giảm trừ gia cảnh 2026

MỨC GIẢM TRỪ GIA CẢNH TỪ 01/01/2026
Đối tượng	Trước 01/01/2026	Từ 01/01/2026
Người nộp thuế	11.000.000 đồng/tháng	15.500.000 đồng/tháng
Người phụ thuộc	4.400.000 đồng/tháng	6.200.000 đồng/tháng

2. Cách làm bảng lương gồm những bước nào?

Thực hiện đúng cách làm bảng lương giúp doanh nghiệp tính lương chính xác, minh bạch và tuân thủ các quy định của pháp luật. Dù lập bảng lương bằng Excel hay phần mềm, quy trình thực hiện nhìn chung đều gồm 06 bước cơ bản dưới đây.

Bước 1. Chuẩn bị thông tin chấm công

Bước đầu tiên trong cách làm bảng lương là thu thập và kiểm tra dữ liệu chấm công của người lao động. Đây là cơ sở quan trọng để xác định số ngày làm việc thực tế, số giờ tăng ca cũng như các khoản lương được hưởng trong kỳ.

Các thông tin cần chuẩn bị bao gồm: Số ngày công làm việc thực tế, số ngày nghỉ hưởng lương, số ngày nghỉ không hưởng lương, số giờ làm thêm vào ngày thường, ngày nghỉ hoặc ngày lễ, thời gian đi muộn, về sớm (nếu doanh nghiệp có áp dụng), các trường hợp nghỉ ốm, thai sản hoặc nghỉ theo chế độ khác.

Bước 2. Xác định mức lương theo Hợp đồng Lao động

Sau khi có dữ liệu chấm công, bước tiếp theo trong cách làm bảng lương là xác định mức lương theo Hợp đồng Lao động của từng nhân viên.

Các thông tin cần kiểm tra gồm: mức lương theo hợp đồng, mức lương đóng BHXH, hình thức trả lương (theo thời gian, theo sản phẩm hoặc theo doanh số), các khoản phụ cấp được hưởng, các khoản bổ sung khác theo thỏa thuận.

Bước 3. Tính các khoản thu nhập

Thông thường, các khoản thu nhập có thể bao gồm:

Lương cơ bản.
Lương theo ngày công thực tế.
Tiền làm thêm giờ.
Phụ cấp chức vụ, trách nhiệm, ăn trưa, điện thoại, xăng xe…
Tiền thưởng theo hiệu quả công việc hoặc doanh số.
Hoa hồng bán hàng (nếu có).
Các khoản hỗ trợ khác theo quy chế của doanh nghiệp.

Tùy từng doanh nghiệp, cơ cấu thu nhập có thể khác nhau. Tuy nhiên, tất cả các khoản được chi trả cho người lao động cần được thể hiện rõ trên bảng lương để đảm bảo tính minh bạch và thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu.

Bước 4. Tính các khoản khấu trừ

Đây là bước quan trọng trong cách làm bảng lương vì ảnh hưởng trực tiếp đến số tiền người lao động thực nhận.

Các khoản khấu trừ thường bao gồm:

Tiền đóng BHXH, BHYT và BHTN thuộc trách nhiệm của người lao động.
Thuế Thu nhập Cá nhân (nếu phát sinh).
Khoản tạm ứng lương.
Các khoản bồi thường hoặc khấu trừ khác theo quy định của pháp luật và nội quy doanh nghiệp.

Khi thực hiện bước này, người làm Hành chính Nhân sự cần áp dụng đúng các quy định về bảo hiểm và thuế hiện hành để tránh tính sai tiền lương hoặc phát sinh rủi ro trong quá trình quyết toán.

Bước 5. Xác định lương thực nhận

Thông thường, lương thực nhận được tính theo nguyên tắc:

Lương thực nhận = Tổng thu nhập − Tổng các khoản khấu trừ

Đây là số tiền doanh nghiệp thực tế chi trả cho người lao động trong kỳ lương. Ngoài việc tính đúng số tiền, doanh nghiệp cũng nên kiểm tra lại các khoản thu nhập và khấu trừ để đảm bảo bảng lương chính xác trước khi thanh toán.

Bước 6. Kiểm tra và hoàn thiện bảng lương

Bước cuối cùng trong cách làm bảng lương là rà soát và hoàn thiện toàn bộ dữ liệu trước khi trình cấp có thẩm quyền phê duyệt. Sau khi hoàn tất việc kiểm tra, doanh nghiệp có thể tiến hành phê duyệt bảng lương và thực hiện chi trả theo đúng thời hạn đã thỏa thuận với người lao động.

3. Hướng dẫn cách làm bảng lương trên Excel

Các hàm Excel thường dùng

Khi thực hiện cách làm bảng lương trên Excel, người phụ trách có thể sử dụng nhiều hàm khác nhau để tự động hóa việc tổng hợp và tính toán dữ liệu.

Một số hàm thường được sử dụng gồm:

SUM: Dùng để tính tổng ngày công, tổng thu nhập, tổng các khoản khấu trừ hoặc tổng lương thực nhận.
IF: Dùng để thiết lập điều kiện tính lương, phụ cấp, thưởng hoặc các khoản khấu trừ.
SUMIF và SUMIFS: Dùng để tính tổng dữ liệu theo một hoặc nhiều điều kiện, chẳng hạn tổng tiền thưởng theo phòng ban hoặc tổng giờ làm thêm của từng nhân viên.
COUNTIF và COUNTIFS: Dùng để đếm số lần dữ liệu đáp ứng điều kiện, ví dụ số ngày đi làm, số ngày nghỉ hoặc số lần đi muộn.
VLOOKUP hoặc XLOOKUP: Dùng để tra cứu thông tin nhân viên, mức lương, phụ cấp hoặc dữ liệu chấm công từ các bảng liên quan.
INDEX kết hợp MATCH: Dùng để tra cứu dữ liệu linh hoạt hơn trong các bảng lương có nhiều trường thông tin.
ROUND: Dùng để làm tròn số tiền lương, tiền bảo hiểm hoặc Thuế Thu nhập Cá nhân theo cách tính của doanh nghiệp.
IFERROR: Dùng để xử lý các lỗi phát sinh trong công thức và tránh hiển thị các mã lỗi như #N/A, #VALUE! hoặc #DIV/0!.

Không nhất thiết phải sử dụng quá nhiều hàm phức tạp trong cùng một bảng lương. Quan trọng nhất là công thức phải dễ kiểm tra, phù hợp với chính sách tiền lương của doanh nghiệp và cho ra kết quả chính xác.

Công thức cách làm bảng lương

Công thức tham khảo:

Lương theo ngày công thực tế = Mức lương theo thỏa thuận ÷ Số ngày công chuẩn × Số ngày làm việc thực tế

Sau khi tính lương theo ngày công, doanh nghiệp tiếp tục cộng các khoản thu nhập khác:

Tổng thu nhập = Lương theo ngày công thực tế + Tiền làm thêm giờ + Phụ cấp + Thưởng + Các khoản thu nhập khác

Tiếp theo, xác định tổng các khoản khấu trừ:

Tổng khấu trừ = Các khoản bảo hiểm người lao động phải đóng + Thuế Thu nhập Cá nhân + Tạm ứng + Các khoản khấu trừ hợp pháp khác

Cuối cùng, lương thực nhận được xác định như sau:

Lương thực nhận = Tổng thu nhập − Tổng các khoản khấu trừ

Các công thức trên mang tính khái quát. Khi xây dựng bảng lương thực tế, doanh nghiệp cần căn cứ vào Hợp đồng Lao động, quy chế tiền lương, chính sách thưởng, dữ liệu chấm công và các quy định pháp luật đang áp dụng.

Đối với tiền làm thêm giờ, bảo hiểm bắt buộc và Thuế Thu nhập Cá nhân, người lập bảng lương cần xây dựng công thức riêng cho từng nội dung, tránh gộp chung hoặc áp dụng một công thức cho tất cả người lao động khi điều kiện hưởng khác nhau.

Kiểm tra lỗi bảng lương

Sau khi hoàn thiện công thức, người phụ trách cần kiểm tra toàn bộ bảng lương trước khi trình phê duyệt. Đây là bước không thể bỏ qua trong cách làm bảng lương trên Excel, bởi chỉ một lỗi nhỏ trong công thức cũng có thể ảnh hưởng đến tiền lương của nhiều người lao động.

4. Một số sai sót thường gặp khi làm bảng lương

Trong quá trình lập bảng lương, sai sót có thể xuất phát từ dữ liệu đầu vào, công thức tính hoặc việc cập nhật chính sách chưa kịp thời. Nắm rõ các lỗi thường gặp sẽ giúp người phụ trách thực hiện cách làm bảng lương chính xác và hiệu quả hơn.

Sai dữ liệu chấm công

Một số lỗi chấm công thường gặp gồm:

Thiếu ngày công hoặc ghi nhận sai ca làm việc.
Không cập nhật đơn nghỉ phép đã được phê duyệt.
Ghi nhận sai thời gian đi muộn, về sớm.
Thiếu số giờ làm thêm hoặc áp dụng sai loại ngày làm thêm.
Không cập nhật trường hợp nhân viên mới hoặc nghỉ việc giữa tháng.
Dữ liệu từ máy chấm công không trùng khớp với xác nhận của quản lý.

Để hạn chế sai sót, Doanh nghiệp nên quy định thời hạn chốt công rõ ràng và gửi dữ liệu cho người lao động hoặc quản lý bộ phận kiểm tra trước khi tính lương. Những trường hợp điều chỉnh cần có căn cứ xác nhận, tránh thay đổi dữ liệu chỉ dựa trên trao đổi miệng.

Sai công thức Excel

Các lỗi thường gặp gồm:

Sao chép công thức nhưng không cố định ô hoặc vùng dữ liệu cần thiết.
Chọn thiếu phạm vi khi sử dụng hàm tính tổng.
Công thức tra cứu lấy nhầm dữ liệu của nhân viên khác.
Không cập nhật ngày công chuẩn của kỳ tính lương.
Ghi đè công thức bằng dữ liệu nhập thủ công.
Công thức không bao phủ nhân viên mới được bổ sung vào cuối danh sách.
Không điều chỉnh công thức khi chính sách lương, bảo hiểm hoặc thuế thay đổi.

Để kiểm soát lỗi, Doanh nghiệp nên khóa những ô chứa công thức, phân biệt rõ ô nhập liệu và ô tự động tính toán, đồng thời kiểm tra ngẫu nhiên kết quả của một số nhân viên bằng phương pháp tính thủ công. Việc xây dựng một file bảng lương có cấu trúc thống nhất và hướng dẫn sử dụng rõ ràng cũng giúp hạn chế rủi ro khi có nhiều người cùng thao tác.

5. Học cách làm bảng lương ở đâu uy tín?

Để thành thạo cách làm bảng lương, người học không chỉ cần biết sử dụng Excel mà còn phải hiểu mối liên hệ giữa chấm công, tiền lương, Hợp đồng Lao động, bảo hiểm và Thuế Thu nhập Cá nhân. Nếu chỉ ghi nhớ công thức mà không hiểu bản chất của từng khoản thu nhập, khấu trừ, người làm Nhân sự rất dễ lúng túng khi gặp các tình huống phát sinh tại Doanh nghiệp.

Học viện Đào tạo FIRER xây dựng chương trình đào tạo theo định hướng giúp Học viên hiểu bản chất nghiệp vụ và có thể áp dụng kiến thức vào công việc thực tế. Thay vì chỉ cung cấp các công thức tính lương có sẵn, Khóa học hướng dẫn Học viên từng bước tổng hợp dữ liệu, xác định các khoản thu nhập, tính các khoản khấu trừ và hoàn thiện bảng lương.

Khi học cách làm bảng lương tại FIRER, Học viên có cơ hội:

Hệ thống hóa quy trình chấm công và tính lương trong Doanh nghiệp.
Thực hành cách lập bảng lương trên Excel.
Hiểu cách xác định các khoản thu nhập và khấu trừ.
Cập nhật kiến thức về BHXH, BHYT, BHTN và Thuế Thu nhập Cá nhân.
Tiếp cận các biểu mẫu và tình huống thường gặp trong công việc.
Nhận sự hỗ trợ từ đội ngũ FIRER trong quá trình học và ứng dụng kiến thức vào công việc.

Đội ngũ Giảng viên tại FIRER đều là những chuyên gia đang trực tiếp làm nghề, có nhiều năm kinh nghiệm thực tế trong lĩnh vực Hành chính Nhân sự. Nhờ đó, Học viên không chỉ nắm vững cách lập bảng lương mà còn biết cách xử lý các tình huống phát sinh trong Doanh nghiệp.

Chương trình phù hợp với người mới bắt đầu, người đang làm Hành chính Nhân sự hoặc những Anh/Chị muốn nâng cao nghiệp vụ tiền lương. Với lộ trình học bài bản và bám sát thực tế, Học viên có thể tự tin áp dụng kiến thức vào công việc ngay sau khóa học.

HỌC VIỆN ĐÀO TẠO FIRER

Địa chỉ: 92 Huỳnh Tấn Phát, Phường Hoà Cường, TP Đà Nẵng

Website: www.firer.edu.vn

Facebook: facebook.com/firerschool

Hotline: 079 668 1286

Email: firer.edu.vn@gmail.com

Cách làm bảng lương chuẩn, chính xác theo quy định mới nhất năm 2026