Hành chính nhân sự là làm gì? 5 nội dung quan trọng về HCNS bạn nên biết

Nhiều bạn vẫn còn băn khoăn liệu hành chính nhân sự là làm gì? Đây là một phòng ban cốt lõi của doanh nghiệp, chịu trách nhiệm quản lý và điều hành các hoạt động liên quan đến nhân sự và hành chính. Trong bài viết này, Học Viện FIRER sẽ mang đến cho bạn góc nhìn toàn diện về nghề hành chính nhân sự.

I. Vai trò của Hành Chính Nhân Sự là làm gì trong doanh nghiệp

Hành chính nhân sự (tên tiếng Anh là Human Resources – HR ) là phòng ban chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ, thủ tục và điều phối các hoạt động nhân sự giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả.

Bên cạnh việc tuyển dụng và đào tạo, bộ phận này còn phụ trách các công việc hành chính như văn thư, văn phòng phẩm, không gian làm việc, quản lý và xử lý các hoạt động nội bộ trong công ty. Doanh nghiệp có quy mô càng lớn thì trách nhiệm và vai trò của hành chính nhân sự càng được đề cao.

II. Công việc cụ thể của HCNS là làm gì?

Với vai trò giúp ổn định, quản lý và vận hành công ty một cách hiệu quả, công việc HCNS không chỉ dừng ở xử lý giấy tờ mà còn bao gồm quản lý hồ sơ, tuyển dụng, hỗ trợ hoạt động nội bộ và đảm bảo tuân thủ luật lao động. Cụ thể:

1. Quản lý công tác nhân sự trong doanh nghiệp

Hỗ trợ tuyển dụng: sắp xếp phỏng vấn, kiểm tra lý lịch ứng viên.
Soạn thảo thư mời nhận việc, hợp đồng lao động.
Cập nhật và quản lý thông tin nhân sự trên hệ thống.
Giải đáp thắc mắc của nhân viên, ứng viên.
Hỗ trợ xử lý kỷ luật và quan hệ lao động.
Lập báo cáo về hiệu suất và phúc lợi nhân viên.

*Công việc cụ thể phòng Hành Chính Nhân Sự là làm gì?*

2. Quản lý công tác hành chính

Sắp xếp lịch họp, tổ chức các hoạt động nội bộ.
Lưu trữ hồ sơ, tài liệu nhân sự.
Thực hiện và kiểm tra bảng lương.
Hỗ trợ các công việc hành chính khác khi cần.

3. Quản lý truyền thông trong doanh nghiệp

Hỗ trợ truyền thông nội bộ, kết nối giữa các phòng ban.
Giải đáp thông tin, phản hồi các thắc mắc từ nhân viên và bên liên quan.

4. Quản lý các vấn đề pháp lý

Đảm bảo tuân thủ quy định, quy trình của phòng nhân sự và luật lao động.
Tiếp nhận, xử lý khiếu nại và các vấn đề phát sinh.
Thực hiện thủ tục chấm dứt hợp đồng và các chế độ liên quan.

III. Cơ cấu tổ chức phòng HCNS

Một cá nhân không thể kiến tạo các thay đổi to lớn, hành chính nhân sự cũng cần các bộ phận chuyên biệt với gắn với chức năng rõ ràng hóa. Một môi trường doanh nghiệp có gắn kết nhân sự, lành mạnh, giữ chân được nhân tài hay không phụ thuộc rất nhiều vào bộ phận hậu phương này.

1.Giám đốc Nhân sự (CHRO)

Là người đứng đầu bộ phận nhân sự, chịu trách nhiệm xây dựng chiến lược nhân sự tổng thể phù hợp với định hướng công ty; đồng thời đề xuất và giám sát các chính sách về nhân sự, phúc lợi, đào tạo và phát triển đội ngũ.

2. Trưởng phòng Hành chính Nhân sự (HRM)

Phụ trách quản lý toàn bộ hoạt động của phòng, triển khai chính sách theo chiến lược doanh nghiệp; giám sát các quy trình như tuyển dụng, đào tạo, đánh giá hiệu suất.

3. Nhân viên hành chính

Đảm nhiệm quản lý hồ sơ, hợp đồng lao động, BHXH, chấm công, tính lương; đồng thời đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị và tổ chức hoạt động nội bộ cho nhân viên.

4. Nhân viên nhân sự

Phụ trách tuyển dụng, đào tạo, đánh giá năng lực; theo dõi và hỗ trợ lộ trình phát triển nghề nghiệp, đề xuất chính sách thu hút và giữ chân nhân tài.

5. Các vị trí chuyên trách khác

Tùy quy mô doanh nghiệp, có thể có thêm các vị trí như chuyên viên tuyển dụng, đào tạo, phúc lợi,…nhằm tối ưu công tác quản lý nhân sự.

IV. Lương nhân viên HCNS là bao nhiêu?

Mức lương của nhân viên hành chính nhân sự phụ thuộc vào kinh nghiệm, vị trí và quy mô doanh nghiệp, nhưng nhìn chung tại Việt Nam mức lương dao động như sau:

1. Xác định dựa trên thâm niên làm việc

Thâm niên làm việc	Mức trung bình (VNĐ/tháng)	Range lương trung bình (VNĐ/tháng)
Fresher, <1 năm	6.000.000	5.000.000 – 8.000.000
Junior, 1-3 năm	9.000.000	7.000.000 – 12.000.000
Senior, 3-5+ năm	15.000.000	12.000.000 – 18.000.000

2. Phân loại theo vị trí làm việc

Vị trí làm việc	Range lương trung bình (VNĐ/tháng)	Mức cao nhất tùy các lĩnh vực (VNĐ/tháng)
Nhân viên HCNS	5.000.000 – 7.000.000	9.000.000
Chuyên viên	8.000.000 – 18.000.000	20.000.000
Quản lý	15.000.000 – 27.000.000	35.000.000
Trưởng phòng HCNS	19.000.000 – 30.000.000	70.000.000
Giám đốc nhân sự	30.000.000 – 40.000.000	100.000.000

3. Phân loại theo khu vực làm việc

Khu vực làm việc	Mức trung bình (VNĐ/tháng)	Range lương trung bình (VNĐ/tháng)
Thành phố Hồ Chí Minh	12.500.000	10.000.000 – 15.000.000
Hà Nội	12.000.000	9.000.000 – 15.000.000
Bình Dương	11.000.000	9.000.000 – 13.000.000
Hải Phòng	10.500.000	8.000.000 – 13.000.000
Đà Nẵng	10.000.000	8.000.000 – 12.000.000
Cần Thơ	10.000.000	8.000.000 – 12.000.000

V. Học ngành gì để làm HCNS?

Muốn hiểu rõ hành chính nhân sự là làm gì, bạn phải được trang bị các kiến thức thiết yếu liên quan, bạn không bắt buộc phải học đúng một ngành duy nhất. Tuy nhiên, một số ngành học dưới đây sẽ giúp bạn có nền tảng tốt và dễ phát triển trong nghề:

1. Ngành Quản trị nhân lực/ Quản trị hành chính nhân sự

Chuyên ngành Quản trị nhân sự/ Quản trị hành chính nhân sự sẽ trang bị cho sinh viên kiến thức toàn diện về tuyển dụng, đào tạo, chấm công, tính lương và quản lý hồ sơ nhân sự. Ngoài ra, ngành này còn giúp bạn hiểu rõ về luật lao động và các chính sách liên quan, từ đó dễ dàng áp dụng vào công việc thực tế sau khi ra trường.

2. Ngành Quản lý nhân sự/ Quản lý nguồn nhân lực

Ngành học này tập trung vào việc quản lý và phát triển nguồn nhân lực trong doanh nghiệp. Bạn sẽ được học về cách xây dựng hệ thống nhân sự, đánh giá hiệu suất làm việc và phát triển đội ngũ. Đây là nền tảng tốt nếu bạn muốn phát triển lâu dài trong lĩnh vực HCNS, đặc biệt ở các vị trí chuyên sâu hoặc quản lý.

3. Ngành Quản trị văn phòng

Chuyên ngành Quản trị văn phòng là 1 trong những ngành học đang thu hút sự quan tâm của giới trẻ hiện nay. Quản trị văn phòng tập trung vào các nghiệp vụ hành chính như quản lý hồ sơ, soạn thảo văn bản và tổ chức hoạt động nội bộ. Đây là nền tảng phù hợp với phần hành chính trong HCNS. Tuy nhiên, bạn cần học thêm về nhân sự để có thể đảm nhiệm đầy đủ các công việc trong lĩnh vực này

4. Ngành Quản trị kinh doanh

Ngành Quản trị kinh doanh cung cấp kiến thức tổng quan về quản lý và vận hành doanh nghiệp, trong đó có nội dung liên quan đến quản lý nhân sự. Dù không chuyên sâu về HR, nhưng ngành này giúp bạn hiểu cách tổ chức và phối hợp công việc trong công ty. Để làm HCNS tốt, bạn nên bổ sung thêm kiến thức về tuyển dụng và luật lao động.

5. Ngành Luật (đặc biệt là Luật lao động)

Ngành Luật mang lại lợi thế lớn khi làm hành chính nhân sự, đặc biệt trong các công việc liên quan đến hợp đồng lao động, bảo hiểm và xử lý tranh chấp. Việc nắm vững quy định pháp luật giúp bạn hạn chế rủi ro cho doanh nghiệp và xử lý các tình huống phát sinh một cách chính xác, chuyên nghiệp.

VI. Học trái ngành có làm được HCNS không?

Bên cạnh các ngành học chuyên chính về nhân sự, việc học trái ngành có làm được hành chính nhân sự hay không là thắc mắc phổ biến của nhiều người khi muốn chuyển hướng sang lĩnh vực này.

Thực tế, bạn hoàn toàn có thể làm được trong lĩnh vực HCNS dù học trái ngành. Đây là vị trí không đòi hỏi khắt khe về bằng cấp chuyên môn, kỹ năng và kinh nghiệm tích lũy thực tế mới là điều các doanh nghiệp chú trọng.

Chuyển hướng sự nghiệp không hề đơn giản, nhưng khi hiểu rõ năng lực bản thân và chuẩn bị trước những thách thức, bạn hoàn toàn có thể từ trái ngành trở thành một nhân sự chuyên nghiệp. Vì vậy, để phát triển lâu dài trong lĩnh vực này, người trái ngành nên chủ động trau dồi kiến thức chuyên môn, tích lũy kỹ năng và kinh nghiệm thực tế để nâng cao năng lực.

VII. 7 kỹ năng cần có của nhân viên hành chính nhân sự

Kỹ năng HCNS — *Muốn biết HCNS là làm gì, ứng viên phải có một số kỹ năng nhất định*

Kỹ năng giao tiếp, sự linh hoạt: Kỹ năng quan trọng mà nhân sự nào cũng cần có, giúp làm việc hiệu quả với nhân viên, ứng viên và các phòng ban. Ngoài ra, nhân sự phải biết ứng biến giải quyết các vấn đề nội bộ, mâu thuẫn trong công ty.
Kỹ năng tổ chức công việc: Như đã nêu ở phần trên, một nhân sự thường tham gia hoặc trực tiếp tổ chức các hoạt động, sự kiện nội bộ, vì vậy khả năng tổ chức tốt là yếu tố cần thiết để làm việc hiệu quả
Kỹ năng quản lý thời gian và chịu đựng áp lực: Một HR tốt là một HR quản lý tốt thời gian và có tư duy vững vàng trước áp lực. Điều này giúp sắp xếp công việc hợp lý, đảm bảo tiến độ và xử lý hiệu quả khối lượng công việc lớn trong môi trường nhiều deadline
Kỹ năng đa nhiệm: Nhân viên hành chính nhân sự thường đảm nhận nhiều đầu việc khác nhau. Vì vậy nhân viên ở vị trí này cần kỹ năng quản trị đa nhiệm, xử lý và đảm đương nhiều nhiệm vụ cùng lúc
Kỹ năng tin học văn phòng: Kỹ năng tiên quyết cho những ai làm văn phòng hiện nay, nhân viên cần thành thạo sử dụng Word, Excel, phần mềm quản lý nhân sự
Hiểu biết về luật lao động: Trong một số tình huống cụ thể, người làm nhân sự cần có kiến thức về luật lao động để áp dụng đúng các quy định về hợp đồng, tiền lương, bảo hiểm và quyền lợi người lao động, từ đó hạn chế rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp.
Sự cẩn thận, tỉ mỉ và biết lắng nghe: Một điều không thể thiếu của người làm nhân sự là sự tỉ mỉ, tận tâm và biết lắng nghe. Từ đó, giúp bạn hạn chế sai sót trong giấy tờ, đồng thời thấu hiểu nhu cầu và vấn đề của nhân viên để xử lý công việc hiệu quả hơn.

Trên đây là toàn bộ thông tin giải đáp chi tiết về hành chính nhân sự là làm gì. Có thể nói, đây là một vị trí quan trọng trong doanh nghiệp, không chỉ đảm nhận các công việc hành chính mà còn đóng vai trò quản lý và phát triển nguồn nhân lực. Đừng quên theo dõi để đón đọc các bài viết mới nhất của Học Viện FIRER nhé.

HỌC VIỆN ĐÀO TẠO FIRER

Địa chỉ: 92 Huỳnh Tấn Phát, Phường Hoà Cường, TP Đà Nẵng